Politica de Confidentialitate

1Ce date cu caracter personal colectam

Colectam date cu caracter personal pe care ni le furnizezi in mod voluntar, exclusiv in contextul interactiunii cu serviciile HelpGent.

Date furnizate prin formularul de contact:

• Numele si prenumele — pentru identificarea ta in comunicarile noastre
• Numarul de telefon — pentru a te contacta in legatura cu cererea ta
• Adresa de email (optional) — pentru comunicari alternative
• Tipul business-ului — pentru a intelege nevoile tale si a personaliza oferta
• Volumul de apeluri (estimat) — pentru dimensionarea corecta a solutiei
• Adresa website-ului (optional) — pentru analiza prealabila

Date colectate automat:

• Date tehnice anonime (tip browser, sistem de operare, pagini vizitate) — prin cookie-uri, in masura in care ai acordat consimtamantul
• Preferinte de consimtamant — stocate local in browserul tau prin Cookiebot

2De ce colectam datele — scopurile si temeiul legal

a) Raspunsul la cererea ta de informatii sau oferta

Scopul: Analizarea cererii tale si contactarea telefonica sau prin email pentru a discuta solutia potrivita.

Temeiul legal: Art. 6 alin. (1) lit. b) GDPR — executarea unui contract sau masuri precontractuale la cererea persoanei vizate.

b) Executarea contractului de servicii

Scopul: Daca devii client HelpGent, datele sunt utilizate pentru configurarea agentului vocal AI, facturare si suport tehnic.

Temeiul legal: Art. 6 alin. (1) lit. b) GDPR — executarea contractului.

c) Respectarea obligatiilor legale

Scopul: Pastrarea documentelor financiar-contabile si respectarea obligatiilor fiscale impuse unui PFA.

Temeiul legal: Art. 6 alin. (1) lit. c) GDPR — obligatie legala.

d) Imbunatatirea serviciilor (analytics)

Scopul: Intelegerea comportamentului vizitatorilor pe site, in forma agregata si anonima.

Temeiul legal: Art. 6 alin. (1) lit. a) GDPR — consimtamantul tau explicit acordat prin bannerul de cookie-uri. Poti retrage oricand.

3Cu cine impartasim datele

Datele tale sunt accesate exclusiv de persoanele si sistemele implicate direct in furnizarea serviciului. Nu vindem, nu inchiriem si nu comercializam datele tale cu nicio terta parte.

Utilizam urmatorii furnizori de servicii (imputerniciti ai operatorului), care prelucreaza date in numele nostru:

• VoiceAIWrapper / platforma de agent vocal AI — pentru functionarea agentului vocal. Datele audio din convorbiri sunt procesate conform politicii furnizorului platformei.
• Calendly Inc. — pentru functionalitatea de programare a intalnirilor. Politica de confidentialitate Calendly
• Usercentrics A/S (Cookiebot) — pentru gestionarea consimtamantului de cookie-uri. Politica Cookiebot
• Hostinger International Ltd. — gazduire web. Datele site-ului sunt stocate pe serverele Hostinger. Politica Hostinger

In situatii exceptionale, putem dezvalui date autoritatilor competente daca suntem obligati prin lege (instante judecatoresti, ANSPDCP, ANAF etc.).

4Transferuri internationale de date

Unii dintre furnizorii nostri pot prelucra date in afara Spatiului Economic European (SEE). In aceste cazuri, ne asiguram ca transferul este protejat prin mecanisme adecvate:

• Clauze contractuale standard aprobate de Comisia Europeana
• Decizie de adecvare a Comisiei Europene pentru tara destinatara
• Certificari de tip Data Privacy Framework (SUA)

Poti solicita informatii despre garantiile aplicabile unui transfer specific contactandu-ne prin formularul de contact.

5Cat timp pastram datele

• Date din formularul de contact (cereri care nu au condus la contract): maximum 12 luni de la ultima interactiune, dupa care sunt sterse.
• Date din contractele de servicii: pe durata contractuala + 5 ani (conform obligatiilor fiscale si contabile ale unui PFA conform legislatiei romane).
• Date de facturare: 10 ani, conform Legii contabilitatii nr. 82/1991.
• Date din inregistrarile de apeluri AI (daca e cazul): conform politicii platformei de agent vocal, dar cel mult 90 de zile, cu exceptia situatiilor in care legea impune o perioada mai lunga.
• Date de analytics anonime: maxim 26 de luni de la colectare.

La expirarea perioadei de retentie, datele sunt sterse sau anonimizate ireversibil.

6Drepturile tale

In calitate de persoana vizata, beneficiezi de urmatoarele drepturi garantate de GDPR:

7Securitatea datelor

Luam masuri tehnice si organizatorice adecvate pentru a proteja datele tale impotriva accesului neautorizat, pierderii, distrugerii sau divulgarii:

• Conexiune HTTPS/TLS (certificat SSL) pe intregul site helpgent.ro
• Acces restricționat la datele personale — doar persoanele care au nevoie de acces in scopul furnizarii serviciului
• Furnizori de servicii selectati cu politici de securitate adecvate
• Revizuire periodica a acceselor si a masurilor de securitate

In eventualitatea unui incident de securitate care afecteaza datele tale, te vom notifica conform obligatiilor GDPR (Art. 34) daca incidentul prezinta un risc ridicat pentru drepturile si libertatile tale.

8Cookie-uri si tehnologii similare

Utilizam cookie-uri si tehnologii similare pe helpgent.ro. Informatii detaliate despre tipurile de cookie-uri, furnizorii acestora, durata de stocare si optiunile de control sunt disponibile in:

Consimtamantul pentru cookie-uri non-esentiale poate fi acordat sau retras oricand prin bannerul de consimtamant de pe site sau prin setarile browserului tau.

9Modificari ale acestei politici

Aceasta Politica de Confidentialitate poate fi actualizata pentru a reflecta modificari in practicile noastre de prelucrare a datelor, cerinte legale sau functionalitati noi ale serviciului.

Versiunea actualizata va fi publicata pe aceasta pagina cu data revizuirii indicata in antet. In cazul unor modificari substantiale, te vom notifica in mod corespunzator (prin banner pe site sau, daca esti client, prin comunicare directa).

Iti recomandam sa verifici periodic aceasta pagina. Utilizarea continuata a serviciilor dupa publicarea modificarilor constituie acceptarea versiunii actualizate.

10Contact si plangeri

Contact pentru exercitarea drepturilor GDPR

Pentru orice solicitare legata de datele tale cu caracter personal, ne contactezi exclusiv prin:

• Formularul de contact de pe helpgent.ro
• Postal: Popescu V. Iulian PFA, Aleea Terasei Nr. 4, Sector 4, Municipiul Bucuresti

Plangeri la autoritatea de supraveghere

Daca consideri ca prelucrarea datelor tale incalca prevederile GDPR, ai dreptul de a depune o plangere la autoritatea de supraveghere competenta:

Exercitarea dreptului de a depune o plangere nu afecteaza alte cai de atac administrative sau judiciare disponibile.